文書の活用

たびたび日記にも書いているように、私はマニュアルや規程など、文書化に積極的です。多くの人は、文書作りに消極的で、「形ばっかりで何の役にも立たない」「結局使われないまま内容が古くなるだけ」と言って面倒がります。これは、そういう人たちが最初から「文書は作るのが目的」と思っているからであって、結局のところ、目的を持たずに作っているから何の役にも立たないものが出来上がるのであって、目的に合ったものをどう使うかを考えながら作れば役に立つものを作れるようになります。

私が今所属している職場でも「ちゃんと文書でやりとり」「決められた文書をきちんと作る」と言う建前にはなっているものの、私ですらまともに作りたくないと思うような状況です。本来、文書は、例えば指示書なら指示する人と作業する人の認識を合わせたり、作業する人が手順を忘れたりしないようにつくるのに、作業にかかわらない「偉い人」が見たときに文句をつけられないことが優先されたりするので、作業者が読んでもわからないものに足ることもしばしばです。まあ、第三者が見てわかる、と言うのは大事ではありますが、作業に慣れてきた時に手順をもう一度思い出すために見るときと、最初に何も知らずにできるようになるために見る時では、どういった体裁が読みやすいかも変わりますし、その時々で必要な情報も変わりますから、必要に応じて様々な使い方ができるのが望ましいと思います。しかし、実際にはそれは難しいので、良いのは、「文書を読める人」を育て、その人が読んで、その場にいる人を指導するという方法だと考えています。

昔は、文字を読める人自体が少なくて、読める人が読めない人のために代読するという文化がありました。業務のマニュアル等でも、結局必要な内容を素早く読み取るには、それなりの「読む技術」が必要ですから、文書を整備するとともに文書を読める人を整備するのも大事なのではないかと思います。