会合をスムースに進める

この時期、総会に向けて、正副会長会・執行部会・役員会・代議員会・評議員会・常任理事会など様々な会合が開かれています。そもそも会議とは「合議体の構成員が一堂に会し、一定の事項について意見と情報を交換し合って審議を行い、最良の施策を見出そうとする会合」となっています。会合は異なる意見や考えを持つ者が合意することでしょう。

ということは難易度の高い作業をする場であり、構成員と議題によっては、合意できない場合は論争を引き起こすきっかけになる可能性があります。つまり、会合に時間がかかるのは、ある程度やむを得ないことでしょう。しかし、無駄に会合に時間を取られるのは、誰も望まないことですので、最良の施策を見出すために何をするのかが問題です。

会合は一般的に運営主導をする側とされる側があります。森元首相が言うように「お話もきちんと的を射た」参加者が多ければ、そうでない会合よりも生産性は高いでしょう。しかし「会議が長くなるのはわきまえない人がいるからだ」とバイアスのかかった考えを持っていては、会合の生産性は上がらないでしょう。

単に話好きな方による時間泥棒を防ぐ方法としては、森元首相の発言のなかにもあった「発言の時間をある程度規制」ということも必要でしょう。さらに、会合当日、参加者が議論に集中できるように、事務局側が事前準備と当日運営をしっかり行うことが必要でしょう。

会合の生産性を落とす原因は大まかに３つ考えられます。参加者が会合の目的・議題を理解していないこと。議論するための情報について、個人によって多寡・偏りがあること。集中力を切らしてしまうこと。これらについて事務局側ができる対策は何でしょうか。

まず、今日何の会合だと言わせないためアジェンダ（開催時間、参加者、会合の目的や議題など予定している会合スケジュールや流れ）の作成と配布が最も重要です。特に、会合の目的は参加者の意欲にも関わるため、会合の重要性とともに参加者のメリットや興味を喚起する工夫が求められます。

次に、議論するためには、参加者が共通の情報を持たなければなりません。ある人にとっては知っていて当然だと考えている知識が、他の人にとってはそうでないという状況は多々あります。それが無用な対立を生むこともあります。必要な情報をアジェンダとともに事前に提供することはもちろん、事前準備だけでなく会合運営の際も、個人間の情報量の多寡による誤解が生じた場合には足りない情報を確認し、開示することが重要です。

そして、集中力を持って会合に参加してもらうには、事務局側が目的を意識し当事者として達成するべきゴールにむけて会合をリードしなければなりません。常に目的から逸れず、論点を明確にし、合意に近づくために異なる意見を止揚する。発言しやすく、発言が人格
否定にならない場を作るようにし、参加者任せにしないリーダーシップが必要です。

つまり、黙っている参加者に発言や参加を促したり、話の流れを整理しお互いの認識の一致度を確認したり、合意形成にむけて参加者の活性化と協働を促進させる、リーダーに必要なファシリテーション能力を発揮するのです。会合が長くなるのはファシリテーションスキル不足によるもので女性の話が長いと言うのは関係のないことだと思います。