大体、七掛け(出した招待状の70%)の来場者数を想定しています。
しかし、悪天候やその他の要因で、来場者数が予想の50%や40%になる可能性もある訳です。
すると、どうなるか?
会場内の半分以上が空席の閑散としたイベントになってしまいます。
運営側としては、取材に来たマスコミやスポンサー、株主にそんな所を見せられませんよね?
特にスポンサーにそんな所を見られたら次回以降、お金を引っ張れなくなってしまいます。
故に、会場のキャパ100に対し、130〜150くらいの招待状をばら撒きます。
その結果、今回の様な事態になったとしても想定の範囲内なのです。
むしろ、こんなにも多くの人間が押しかけるくらい、このコンテンツは訴求力がある、
というのを、スポンサーや株主にアピール出来るので美味しいのです。
招待状には保険として
「来場者数により入場できない場合があります。予めご了承下さい」
って書いておけばそれで問題なし。(WEBで応募を受ける時には同意ボタンを用意)
まあ、公式で謝罪文のひとつも出るでしょうが、謝るだけなら一円もかかりませんから。
自分はこの手のイベントに行く時は、招待状があってもチンタラせず、開場の一時間前には着くようにしています。
東宝、映画のイベント運営不備を謝罪 「当選」したファン入場できず嘆く
http://news.mixi.jp/view_news.pl?media_id=54&from=diary&id=5084481
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