書類作成指南

あ〜、わかる。警察じゃないけど自分も経験ある。プレゼン資料、出張報告書、議事録、稟議書…資料多すぎという話もあるだろうけど欠かせないものもやっぱりあって、頑張って作るんだけどケチョンケチョンにダメ出しされて…。

こっちは本当に頑張って、もうこれ以上ないってぐらいに吟味して書いてるのに、提出した書類が付箋や赤ペンだらけで返ってくる…もうガックリくるよね。しかも直してもまた指摘される。何度修正したかわからないくらい…早く終わらさないとと焦るし、もうなんだかここぞとばかりにいじめられているようで…。

…でも、ようやくOKが出た書類を読み直せば、変な言い回しや不明瞭な記述は消えて、余計な説明で脱線したりせず、結論が明確になって読みやすいものになってたりする。なので不承不承ながら納得せざるを得なくなるわけで。

そう、やっぱり書き方が稚拙なんですね。指摘されるだけのことはあるんです。でもそれなりに一生懸命考え抜いて書いたものだから、自信はあるしこれを変えたら悪くなるしかなくなるように思うわけですよ。稚拙なのに。

だからまずは、「自分の書く文章は合格レベルに達していない」と認識することから始めなければなりません。そして書類の提出とは「上司に書類をチェックしてもらう」という意味にレベル下げするのです。本当は完成品が欲しい上司としては大変ですが例え担当でなくても後輩を指導する義務はありますしね。

すると、同じ「大量の付箋と赤ペン」で返ってきたとしても、それは「お願いしていたチェック」が入っただけと捉えられますし、全くの想定内として納得しやすくなります。付箋つけてください、赤入れてくださいとお願いしたようなものなのですから。

自分はこの発想の転換ですごく楽になりました。最初から完璧だと思わなければ折られる鼻っ柱もありません。実際完璧ではないわけですし、なんなら上司に書く内容を相談したって構いません。自分の見えてなかった・忘れていた視点をアドバイスしてくれるかもしれませんし、出来上がりが上司の想定していた(or希望していた)ものに近くなって指摘箇所が減ることもあります。

件の元巡査は、やっぱり若いだけに自力でこの発想の転換に至るのは難しかったのかもしれませんね…経験のある、相談しやすい少し年上の先輩が近くにいたら…交番勤務ではそれも難しいのか…。

■「書類指導でストレス爆発」＝警官射殺、巡査を家裁送致−大津地検
(時事通信社 - 05月02日 19:30)
http://news.mixi.jp/view_news.pl?media_id=4&from=diary&id=5095841